Phát biểu tại cuộc họp, Phó Tổng Giám đốc Lê Hùng Sơn nhấn mạnh, ngành BHXH Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ thu, giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT cho người dân, NLĐ nên công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Do đó, việc số hóa các dữ liệu hồ sơ sẽ giúp cơ quan BHXH đảm bảo được tính chính xác khi truy xuất thông tin và liên thông kết quả xử lý trong thời gian ngắn nhất.

Theo Phó Tổng Giám đốc, hiện nay, cơ bản các hồ sơ, tài liệu của Ngành đã được số hóa trên môi trường điện tử; tuy nhiên vẫn còn nhiều kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực nhiều năm trước chưa được cập nhật hết. Vì vậy, càng thực hiện số hóa sớm, thì công tác lưu trữ sau này sẽ càng thuận lợi hơn cho cán bộ của Ngành.

Thực hiện Nghị định của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, BHXH Việt Nam đã ban hành Kế hoạch số 3030/KH-BHXH ngày 24/9/2020 về số hóa kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam để đảm bảo việc kết nối chia sẻ dữ liệu trong giải quyết TTHC trên môi trường điện tử. Từ đó, tăng cường quản lý tập trung dữ liệu kết quả giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam tại Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH Việt Nam.

Báo cáo về quá trình triển khai nhiệm vụ, bà Nguyễn Thị Ngọc- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ cho biết, Trung tâm đã xây dựng dự thảo văn bản hướng dẫn gửi các đơn vị trực thuộc và BHXH các địa phương thống kê, báo cáo việc xây dựng danh mục tên, loại kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực, thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngành cần phải số hóa. Trên cơ sở đó, Trung tâm Lưu trữ sẽ phối hợp với Trung tâm CNTT và Văn phòng rà soát, loại các kết quả giải quyết TTHC đã cấp bản giấy và kết quả đã cấp bản điện tử; hoàn chỉnh dự thảo danh mục tài liệu là kết quả giải quyết TTHC đã cấp bản giấy từ năm 2018-2020.

Qua thống kê, rà soát khối lượng tài liệu cần số hóa tại BHXH cấp tỉnh cho thấy, kết quả giải quyết TTHC trong 3 năm qua chiếm khối lượng lớn là bản giấy, với 55.186.215 bản kết quả giải quyết TTHC. Do đó, theo bà Ngọc, việc triển khai số hóa tài liệu trong thời điểm hiện nay gặp một số bất cập, khó khăn. Để gỡ vướng, Trung tâm Lưu trữ đề xuất lập danh mục kết quả giải quyết TTHC từ tháng 1/2018 đến tháng 2/2021 để bổ sung dữ liệu hồ sơ hoặc bản sao tài liệu điện tử vào Hệ thống thông tin "Một cửa điện tử" bảo đảm đầy đủ thành phần tài liệu và toàn vẹn của hồ sơ TTHC.

Đối với kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam kể từ ngày 1/3/2021 trở đi vẫn cấp bản giấy, thì bộ phận "Một cửa" sau khi nhận lại kết quả giải quyết TTHC từ bộ phận nghiệp vụ chuyển đến thực hiện quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào CSDL của Hệ thống thông tin "Một cửa điện tử" (gắn với từng đối tượng) theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH đã ban hành trước đó...

Tại buổi làm việc, đại diện các đơn vị trực thuộc đã cùng thảo luận, đánh giá và đề xuất phương án giải quyết để hoàn thành việc số hóa tài liệu của Ngành, trong đó có các kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết đến nay.

Phát biểu kết luận cuộc họp, Phó Tổng Giám đốc Lê Hùng Sơn yêu cầu Trung tâm Lưu trữ phối hợp chặt chẽ với Trung tâm CNTT, Văn phòng và các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ triển khai các nhiệm vụ được giao; khẩn trương xây dựng kế hoạch cụ thể về việc ban hành quy trình số hóa với mục tiêu số hóa tất cả các lĩnh vực liên quan đến Ngành trong mọi quy trình nghiệp vụ và hồ sơ lưu trữ nội bộ, kèm theo đề xuất lộ trình thực hiện từng bước.

Đồng thời, Phó Tổng Giám đốc cũng yêu cầu các đơn vị thành lập tổ công tác đi các địa phương để khảo sát, tìm hiểu để tổng hợp, bám sát thực tế để tham mưu cho lãnh đạo Ngành. "Việc thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải được làm ngay để đảm bảo tiến độ đề ra, thí điểm thực hiện tại 3 tỉnh từ ngày 1/7. Trung tâm CNTT tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp các phần mềm thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ, để đảm bảo tính thông suốt, liên thông dữ liệu toàn Ngành"- Phó Tổng Giám đốc nhấn mạnh.