Anh T.M - chủ một doanh nghiệp công nghệ trên địa bàn Hà Nội chia sẻ, doanh nghiệp của anh có hơn 100 lao động và đều được đăng ký tham gia BHXH đầy đủ. Thế nhưng, mới đây, doanh nghiệp gặp một số rắc rối liên quan đến việc chốt sổ BHXH và giải quyết chế độ cho người lao động. Giãi bày về việc này, anh T.M cho biết, do công việc nhiều, nên anh giao toàn quyền cho nhân viên kế toán kiêm nhiệm công tác BHXH, trong khi nhân viên kế toán lại không nắm rõ các quy trình, thủ tục liên quan. Do đó, anh T.M đã phải gấp rút tìm người phụ trách công tác BHXH với mong muốn sớm khắc phục lỗi, tránh bị kiểm tra, xử phạt.

Doanh nghiệp chưa “thông” quy định của Luật BHXH không những gây ảnh hưởng quyền lợi của người lao động, mà còn tạo áp lực cho cơ quan BHXH. Ảnh minh họa.

Thực tế hiện nay có nhiều doanh nghiệp trong tình cảnh tương tự doanh nghiệp của anh T.M, và chỉ khi người lao động cần giải quyết chế độ, hồ sơ bị cơ quan BHXH trả về, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện, thì lúc này, cả chủ doanh nghiệp và người lao động mới tìm hiểu kỹ hơn về quy trình, thủ tục đóng nộp BHXH, quy trình xử lý sổ BHXH trùng hoặc đóng BHXH bổ sung. Thậm chí, có nhiều doanh nghiệp còn lúng túng trong việc xác định các khoản thu nhập thuộc diện phải tính đóng BHXH bắt buộc.

Theo tìm hiểu của chúng tôi, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay, mắc sai lầm trong việc thực hiện pháp luật BHXH như: Không xác định đúng thời điểm phải tham gia BHXH dẫn đến việc phải truy đóng bổ sung; tính sai mức đóng và mã ngạch lương làm căn cứ đóng BHXH; không khai báo hoặc chậm khai báo lao động mới với cơ quan BHXH; không kiểm tra mã số BHXH dẫn đến phải phối hợp với cơ quan BHXH xử lý sổ BHXH trùng; không làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH; không bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo quy định.

Về việc không xác định đúng thời điểm phải tham gia BHXH, theo quy định, người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc khi có hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên. Trong khi đó, tại Khoản 1, Điều 7 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP quy định, thời điểm bắt đầu tham gia BHXH là ngày hợp đồng có hiệu lực, không phụ thuộc vào thời gian thử việc nếu hợp đồng lao động chính thức đã được ký từ đầu. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp lại trì hoãn việc đóng BHXH đến sau khi hết thời gian thử việc, bất chấp việc đã ký hợp đồng chính thức từ ngày đầu. Việc này làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động nếu chẳng may bị ốm đau, tai nạn lao động hoặc sinh con. Với những trường hợp này, chắc chắn sẽ bị cơ quan BHXH truy thu, thậm chí có thể bị phạt theo quy định pháp luật.

Một trong những sai phạm mà nhiều doanh nghiệp mắc phải, đó là không khai báo hoặc chậm khai báo lao động mới. Theo quy định, doanh nghiệp phải kê khai danh sách lao động mới thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc với cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Đây chính là cơ sở để cơ quan BHXH cập nhật hồ sơ và cấp mã số BHXH. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp lại “quên” hoặc chậm kê khai, nên gây khó khăn trong việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Về tính sai mức đóng và mã ngạch lương, theo quy định, từ ngày 1/7/2025, áp dụng mức lương tối thiểu vùng và phân nhóm chức danh nghề nghiệp để làm căn cứ đóng BHXH. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại khai báo mức lương đóng BHXH thấp hơn lương thực nhận; chọn sai mã chức danh nghề nghiệp khi khai báo, dẫn đến việc phân bổ sai mức đóng; không cập nhật tăng lương đúng thời điểm điều chỉnh. Vì thế, người lao động sẽ bị thiệt thòi về quyền lợi thai sản, ốm đau, nghỉ việc. Trong khi đó, cơ quan BHXH có thể truy thu phần chênh lệch và xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp vi phạm.

Theo quy định của Luật BHXH năm 2024, mỗi người lao động chỉ có một mã số BHXH duy nhất. Do đó, khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra để tránh không tạo mới mã số BHXH; đồng thời yêu cầu người lao động cung cấp mã số BHXH hoặc sổ BHXH cũ để thực hiện ký hợp đồng, tránh tình trạng trùng lặp, sai dữ liệu trên hệ thống, cũng như sau này không phải thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH. Việc này cũng tạo thuận lợi, giúp người lao động được thụ hưởng quyền lợi chế độ được kịp thời, đúng quy định.

Thực tế cũng cho thấy, nhiều doanh nghiệp không làm thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh sổ BHXH cho người lao động trong trường hợp thông tin cá nhân của người lao động bị sai, chuyển nơi làm việc hay gộp sổ BHXH. Thậm chí, một số doanh nghiệp dù biết có sai sót, nhưng vẫn cố tình ngó lơ, không chủ động kiểm tra và điều chỉnh thông tin, khiến người lao động không được hưởng chế độ, do thông tin không trùng khớp giữa sổ BHXH và hồ sơ cá nhân. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của chính doanh nghiệp và tâm lý người lao động, mà còn khiến cơ quan chức năng phát sinh thêm việc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo…

Ngoài ra, có không ít doanh nghiệp không cấp lại hoặc bàn giao sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động đúng quy định, mà cố tình giữ sổ BHXH để ràng buộc, níu giữ người lao động; hoặc trì hoãn bàn giao sổ BHXH, thẻ BHYT khiến người lao động không được thụ hưởng kịp thời quyền lợi chế độ. Việc này không những khiến doanh nghiệp bị xử phạt, mà còn làm xói mòn niềm tin của người lao động vào doanh nghiệp và chính sách nhân văn của Đảng và Nhà nước ta.

Vì vậy, để tránh sai phạm trong thực hiện Luật BHXH năm 2024 cũng như các quy định pháp luật liên quan, doanh nghiệp cần chủ động phân công, bố trí nhân sự chuyên trách công tác BHXH; chủ động tìm hiểu để nắm rõ các quy định mới; tăng cường tiếp cận cơ quan BHXH, tổ chức Công đoàn hoặc chuyên gia pháp luật để được chia sẻ, giải đáp về những vướng mắc, khó khăn; từ đó hiểu rõ và tuân thủ đúng pháp luật BHXH.