Theo dự thảo quy trình được Ban Quản lý Thu-Sổ thẻ xây dựng, việc tổ chức hội nghị khách hàng phát triển BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình sẽ được cơ quan BHXH phối hợp cùng với các tổ chức dịch vụ được ký hợp đồng ủy quyền làm đại lý thu và Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT cấp xã triển khai.

Quy trình bao gồm các bước cơ bản như: Lập kế hoach tổ chức hội nghị, xây dựng nội dung tổ chức hội nghị và triển khai thực hiện. Trong đó, dự thảo quy trình cũng nêu rõ các yêu cầu công việc đối với hình thức tổ chức hội nghị trực tiếp và trực tuyến (livestream).

Với hội nghị trực tiếp, cần lập danh sách người tham gia, gửi giấy mời, triển khai truyền thông về hội nghị, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất, lựa chọn người thuyết trình, xây dựng kịch bản và trang phục người thuyết trình.

Với hội nghị trực tuyến, cần xác định chủ đề, thời gian thực hiện, thông báo lịch tổ chức, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất, lựa chọn người thuyết trình, xây dựng kịch bản, trang phục người thuyết trình.

Dự thảo quy trình cũng yêu cầu việc thực hiện duy trì liên hệ, vận động, thông báo đến người đang tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình. Theo đó, tổ chức dịch vụ cần tiếp cận người tham gia để vận động họ tiếp tục tham gia và đóng tiền BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình.

Về quá trình triển khai, Ban Quản lý Thu-Sổ thẻ sẽ xây dựng, giao chỉ tiêu kế hoạch tổ chức hội nghị cho BHXH tỉnh, thành phố theo năm và giai đoạn. Trung tâm CNTT nghiên cứu, bổ sung chức năng vào phần mềm quản lý liên thông để hằng tháng tổng hợp kết quả thực hiện hội nghị, số người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình phát triển mới thông qua các hội nghị được cập nhật vào hệ thống quản lý.

Trung tâm Dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chủ trì, phối hợp với Ban Quản lý Thu-Sổ thẻ, BHXH cấp tỉnh, tổ chức dịch vụ tổ chức các hội nghị trực tuyến quy mô toàn quốc.

Từ kinh nghiệm tổ chức các hội nghị trực tuyến về BHXH, BHYT, bà Chu Thị Lan Hương- Phó Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam cho rằng, dự thảo hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị đã được xây dựng khá chi tiết, hướng tới cả 2 mục tiêu là tuyên truyền chính sách và phát triển người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình.

Theo bà Hương, năm 2021, Bưu điện Việt Nam đã tổ chức khoảng 25.000 hội nghị theo các quy mô khác nhau, qua đó thu hút được khoảng 35-40% người dự hội nghị tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình. Bà Hương cũng nêu vấn đề có thể hướng dẫn tổ chức hội nghị nhóm nhỏ với quy mô khoảng 10 người, ủy quyền cho tổ chức dịch vụ tham gia và nghiệm thu hiệu quả bằng việc khoán chỉ tiêu.

“Ngoài ra, quá trình tổ chức hội nghị cần xác định rõ nhiệm vụ, tách biệt công việc khi có từ 2 tổ chức dịch vụ cùng tham gia, hạn chế tình trạng trùng chéo. Việc tham gia của chính quyền cấp xã, phường cũng cần linh hoạt để đảm bảo không phát sinh thêm TTHC, nhất là ở khâu phát hành giấy mời”- bà Hương nói.

Trên cơ sở các ý kiến tại cuộc họp, Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Trần Đình Liệu chỉ đạo Ban Quản lý Thu-Sổ thẻ tiếp thu, chỉnh sửa, làm rõ một số vấn đề, thuật ngữ, sớm hoàn chỉnh quy trình tổ chức hội nghị khách hàng để BHXH các tỉnh, thành phố có cơ sở triển khai. Trong quá trình tổ chức thực hiện, giao rõ chỉ tiêu thực hiện cho BHXH các tỉnh, thành phố trên cơ sở đó phân bổ kinh phí; đặt ra một số yêu cầu cụ thể (tối thiểu) về người tham dự, kết quả vận động người tham gia, yêu cầu BHXH các tỉnh, thành phố thống nhất, phối hợp chặt chẽ với các tổ chức dịch vụ triển khai hiệu quả quy trình, đảm bảo hiệu quả trong thực tế.