Thực trạng công tác văn thư

Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như:

- Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên;

- Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới, nhanh chóng, chính xác;

- Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.

Đối mới là tất yếu

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.

Chính vì vậy trong thời gian qua, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam đã tập trung các nguồn lực để triển khai các hoạt động ứng dụng tin học nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Ngành và sự chỉ đạo của Chính phủ, đặc biệt là của Thủ tướng Chính phủ, góp phần nâng cao năng lực quản lý và phục vụ tốt hơn cho người tham gia BHXH, bảo hiểm y tế.

Việc xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để sử dụng thống nhất trong toàn ngành với mục tiêu: Giúp lãnh đạo ngành BHXH quản lý, điều hành toàn bộ hệ thống văn bản trên Hệ thống công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý và điều hành. Triển khai thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử); thực hiện kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ; tạo dựng hệ thống thông tin về BHXH tập trung của cả nước. Bên cạnh đó, còn đáp ứng yêu cầu nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên toàn bộ hệ thống từ BHXH Việt Nam đến cấp huyện. Tiến tới xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử từ Trung ương đến cấp tỉnh và cấp huyện, phục vụ công tác luân chuyển, xử lý văn bản và chỉ đạo, điều hành của ngành trên môi trường mạng.

Vận hành Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành làm cho quá trình quản lý văn bản, luân chuyển văn bản một cách nhanh chóng, kịp thời, thay thế việc luân chuyển truyền thống. Hệ thống được triển khai nhằm hiện đại hóa quy trình quản lý, điều hành trong cơ quan BHXH Việt Nam ở Trung ương và kết nối liên thông với Văn phòng Chính phủ. Hệ thống có rất nhiều tiện ích: Xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, đảm bảo việc gửi – nhận văn bản giữa các đơn vị; hỗ trợ đăng ký theo dõi lịch làm việc của BHXH Việt Nam, lịch làm việc của đơn vị; hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ công việc; nhanh chóng cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và  cán bộ chuyên môn một cách chính xác, đầy đủ; lưu lại toàn bộ quá trình xử lý văn bản, công việc trên hệ thống mạng; theo dõi công việc, giám sát thống kê, tìm kiếm dễ dàng; Kết nối liên thông văn bản quản lý điều hành với BHXH huyện; do phần mềm chạy trực tuyến nên không phải cài đặt và người dùng có thể  làm việc mọi lúc, mọi nơi; đặc biệt, không lo mất dữ liệu do hỏng phần cứng hoặc virut,…

Đây là phần mềm hệ thống, liên quan đến toàn bộ các hoạt động chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp của Ngành, hy vọng trong thời gian tới và trong tương lai, phần mềm quản lý văn bản và điều hành sẽ góp phần nâng cao năng lực quản lý và phục vụ tốt hơn cho người tham gia BHXH, bảo hiểm y tế./.