Vì là đối tượng đặc thù, nên việc cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH trong quân đội được thực hiện theo nguyên tắc chặt chẽ: Sổ BHXH phải cấp đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, kịp thời và bảo đảm đầy đủ quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật; mỗi người tham gia BHXH chỉ được cấp một 01 sổ BHXH với 01 số duy nhất, số sổ BHXH do BHXH Bộ Quốc phòng trực tiếp quản lý và cấp cho người lao động theo quy định; quá trình lập, cấp, quản lý sổ BHXH cho các đối tượng phải bảo đảm chính xác, đầy đủ và đúng quy định; danh sách và dữ liệu về người lao động của đơn vị phải được quản lý theo quy chế tài liệu "mật" của Nhà nước và Bộ Quốc phòng; việc ghi sổ BHXH thực hiện theo phương thức trực tiếp lấy dữ liệu từ phần mềm quản lý thu và cấp sổ BHXH (ASMS) để in sổ BHXH.

Thủ tục cấp mới, cấp tờ rời, cấp lại sổ BHXH

Để cấp mới sổ BHXH, hồ sơ bao gồm công văn của đơn vị, kèm theo danh sách; tờ khai tham gia BHXH, BHYT; hồ sơ gốc của cá nhân.

Để cấp tờ rời sổ BHXH khi người lao động ngừng đóng BHXH để bảo lưu, di chuyển sổ BHXH ra ngoài quân đội hoặc để giải quyết chế độ BHXH, cần công văn của đơn vị, kèm theo danh sách; sổ BHXH; quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, chuyển ngành, phục viên, thôi việc, chấm dứt hợp đồng hoặc giải quyết chế độ BHXH.

Để cấp lại sổ BHXH:

Trường hợp cấp lại sổ BHXH do bị mất, bị hỏng thuộc trách nhiệm của người lao động, cần đơn của cá nhân, nêu rõ lý do mất hoặc hỏng, tình trạng hỏng và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần; công văn của đơn vị; bản ghi quá trình đóng BHXH.    

Trường hợp cấp lại sổ BHXH do bị mất, bị hỏng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động (đơn vị, doanh nghiệp), hồ sơ gồm công văn của đơn vị, trong đó có cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc người lao động chưa hưởng BHXH một lần; biên bản kiểm kê nêu rõ nguyên nhân, số lượng sổ và các trang sổ BHXH bị mất, hỏng hoặc cấp trùng; sổ BHXH (nếu bị hỏng).

Trường hợp cấp lại sổ BHXH do bổ sung quá trình công tác hoặc quân nhân đã hưởng trợ cấp BHXH một lần (không quá 12 tháng) nhưng có nguyện vọng trả lại khoản trợ cấp để được bảo lưu thời gian đóng BHXH cần đơn của cá nhân; công văn của đơn vị; bản sao quyết định hoặc giấy tờ có liên quan đến việc bổ sung quá trình công tác có đóng BHXH kèm bản chính để đối chiếu (bản sao lưu tại cơ quan BHXH Bộ Quốc phòng, bản chính trả lại người lao động); quyết định của Giám đốc BHXH Bộ Quốc phòng về việc hủy quyết định hưởng trợ cấp BHXH 01 lần, kèm theo bản photocopy chứng từ  nộp tiền trợ cấp 01 lần vào tài khoản chuyên thu của BHXH Bộ Quốc phòng  (áp dụng đối với trường hợp trả lại trợ cấp BHXH một lần để bảo lưu thời gian đóng BHXH); sổ BHXH.

Trường hợp cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh các nội dung về nhân thân ghi trên sổ BHXH, gồm đơn của cá nhân; công văn của Thủ trưởng đơn vị cấp đầu mối trực thuộc Bộ; quyết nghị của Thường vụ Quân ủy Trung ương (thông qua Thông báo của Cục Cán bộ/Tổng Cục Chính Trị đối với trường hợp thuộc diện cán bộ quản lý); văn bản xác nhận của Cục Quân lực/BTTM (đối với trường hợp thuộc diện quân lực quản lý) về nội dung điều chỉnh nhân thân; sổ BHXH.

Trình tự cấp sổ BHXH

Người lao động ghi đầy đủ các nội dung trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT sau đó chuyển cho cơ quan nhân sự (Cán bộ, Quân lực).

Đối với đơn vị (từ cấp trung đoàn và tương đương trở lên):

a) Trường hợp cấp mới sổ BHXH

- Tiếp nhận tờ khai tham gia BHXH, BHYT từ người lao động, đối chiếu với hồ sơ gốc do cơ quan quản lý. Trường hợp khai chưa đúng hoặc chưa đầy đủ, chính xác với thông tin trong hồ sơ gốc thì cơ quan nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn người lao động tiến hành khai lại;

- Thủ trưởng đơn vị ký, xác nhận tờ khai tham gia BHXH, BHYT;

- Lập danh sách đề nghị cấp sổ BHXH (mẫu số 06/BHXH-TST), sau đó tổng hợp báo cáo theo trình tự đến cơ quan nhân sự đầu mối trực thuộc Bộ;

- Tiếp nhận, quản lý sổ BHXH sau khi đã được BHXH Bộ Quốc phòng thẩm định, ký duyệt. Lưu ý: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT và hồ sơ của cá nhân được xếp theo thứ tự trong danh sách đề nghị cấp sổ BHXH.

b) Trường hợp người lao động di chuyển trong nội bộ quân đội

- Lập bản ghi quá trình đóng BHXH (thời gian từ khi bắt đầu đóng BHXH đến thời điểm của quyết định cấp có thẩm quyền);

- Thủ trưởng đơn vị ký, xác nhận bản ghi quá trình đóng BHXH;

- Niêm phong, bàn giao sổ BHXH (kèm các bản ghi quá trình đóng BHXH) cùng với hồ sơ có liên quan cho cơ quan nhân sự đơn vị mới.

c) Trường hợp người lao động ngừng đóng BHXH để bảo lưu, di chuyển sổ BHXH ra ngoài quân đội hoặc giải quyết chế độ BHXH (hưu trí, tử tuất, trợ cấp BHXH một lần, TNLĐ, BNN)

- Lập bản ghi quá trình đóng BHXH (từ khi bắt đầu đóng BHXH đến thời điểm ngừng đóng BHXH);

- Thủ trưởng đơn vị ký, xác nhận bản ghi quá trình đóng BHXH;

- Chuyển bản ghi quá trình đóng BHXH cùng với hồ sơ theo quy định nêu trên, theo trình tự về đến BHXH Bộ Quốc phòng;

- Tiếp nhận kết quả và bàn giao cho người lao động theo quy định.

Đối với BHXH Bộ Quốc phòng:

a) Trường hợp cấp mới sổ BHXH

- Thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH;

- In bìa sổ BHXH;

- In tờ rời (từ khi người lao động bắt đầu đóng BHXH đến thời điểm cấp sổ BHXH);

- Chuyển trả sổ BHXH cho đơn vị cùng với 01 bản danh sách cấp sổ BHXH đã được ký, xác nhận;

b) Trường hợp người lao động ngừng việc để giải quyết chế độ BHXH (hưu trí, tử tuất,...) bảo lưu hoặc di chuyển sổ ra ngoài quân đội:

- Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo quy định;

- In và xác nhận thời gian tham gia đóng BHXH trên tờ rời;

- Chuyển trả sổ BHXH cho đơn vị (đối với trường hợp bảo lưu hoặc di chuyển ra ngoài quân đội).

Để cấp lại sổ BHXH, đơn vị và người lao động thực hiện các thủ tục hồ sơ theo quy định và gửi về BHXH Bộ Quốc phòng; trong thời gian bảo lưu, di chuyển sổ BHXH mà người lao động làm mất sổ BHXH, trước khi cấp sổ BHXH cho người lao động, Phòng Thu - Sổ, Thẻ/BHXH Bộ Quốc phòng có công văn gửi BHXH các tỉnh (thành phố) để thông báo về việc cấp lại sổ BHXH; các trường hợp cấp lại sổ BHXH, Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) BHXH Bộ Quốc phòng ký trực tiếp trên sổ BHXH.

Thời hạn giải quyết sổ BHXH

Cấp mới sổ BHXH không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Cấp lại sổ BHXH không quá 45 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.