Trong những năm qua, BHXH tỉnh Đắk Lắk luôn chú trọng công tác cải cách thủ tục hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện giao dịch qua mạng. Đặc biệt là thực hiện giao dịch điện tử trong tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, góp phần giảm bớt áp lực hồ sơ, thủ tục cho cơ quan BHXH mang lại nhiều lợi ích cho đối tượng tham gia, đối tượng thụ hưởng và các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động.

Tuy nhiên, hiện nay các đơn vị sử dụng lao động thường quen với việc kê khai hồ sơ giấy, nộp hồ sơ cũng như nhận kết quả giải quyết BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH. Nhiều đơn vị sử dụng lao động còn bỡ ngỡ và ngại thay đổi khi phải thực hiện phương thức giao dịch điện tử. Tính đến ngày 30/9/2018 số đơn vị thực hiện giao dịch điện tử trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk là 2.050/4.040 đơn vị (đạt tỷ lệ 51%), đa số các đơn vị chưa thấy được lợi ích của việc thực hiện giao dịch điện tử.

Trong khuôn khổ của bài viết này tôi xin nêu ra ba lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch điện tử, cụ thể:

1. Lợi ích khi đăng ký khai nộp:

Khi thực hiện giao dịch điện tử, các doanh nghiệp cũng như người phụ trách chỉ cần điền thông tin theo mẫu có sẵn và tự động kết xuất tờ khai theo đúng mẫu đã hiển thị. Với việc khai BHXH theo cách này, doanh nghiệp cũng như cơ quan chuyên trách có thể dễ dàng quản lý, tra cứu lại tờ khai một cách nhanh chóng và thuận tiện.

2. Tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp:

Trước đây, để có thể thực hiện việc khai nộp BHXH, đơn vị sử dụng lao động thường phải thực hiện theo phương pháp thủ công, tức là đến trực tiếp cơ quan BHXH để nộp hồ sơ cũng như nhận kết quả của quá trình giao dịch. Việc làm này gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, nhất là đối với các đơn vị thực hiện việc khai BHXH lần đầu. Vì vậy, việc đưa vào triển khai áp dụng phương thức giao dịch điện tử sẽ giúp đơn giản hóa các thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp khi giao dịch. Thay vì phải tới trực tiếp các cơ quan BHXH như trước đây thì hiện nay, với việc sử dụng phần mềm giao dịch điện tử, các doanh nghiệp sẽ thực hiện ngay trên chiếc máy tính có kết nối internet tại chính doanh nghiệp mình. Thông qua phần mềm giao dịch điện tử được cài đặt, mọi thủ tục hành chính, hồ sơ giấy tờ đều được nhận – gửi qua mạng internet. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí (giấy tờ, nhân công, chi phí) cho các doanh nghiệp mà cũng sẽ góp phần giảm thiểu áp lực cho cơ quan BHXH.

3. Lợi ích trong quản lý, lưu trữ hồ sơ

Khi thực hiện giao dịch điện tử, tất cả các loại hồ sơ, giấy tờ đã thực hiện đều được lưu trữ trên phần mềm của hệ thống. Khi có nhu cầu tìm kiếm, tra cứu lại thông tin, người dùng chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và làm theo các trình tự đã được thiết lập. Với phương thức này, cơ quan BHXH cũng như những cá nhân, đơn vị phụ trách, tham gia BHXH sẽ dễ dàng quản lý hồ sơ, đối chiếu giấy tờ khi cần thiết mà không phải lục lại tủ hồ sơ hay lên cơ quan BHXH để xin lại.

Thông qua việc giao dịch điện tử, cơ quan BHXH cũng có thể giải quyết các trường hợp, tình huống được nhanh gọn, tiến tới rút ngắn thời gian chờ đợi, trả kết quả.

Chị N.T.T.Anh, Phó Trưởng phòng Tổ chức cán bộ một Công ty TNHH tại Đắk Lắk vui vẻ chia sẻ: “Công ty tôi hiện có gần 300 cán bộ, công nhân chăm sóc cà phê tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Trước đây cứ hằng tháng, hằng quý chúng tôi phải đến cơ quan BHXH để thực hiện nộp tờ khai, làm các thủ tục về BHXH. Điều đó mất rất nhiều thời gian đi lại, chi phí in ấn. Khi được tập huấn giao dịch điện tử về BHXH, tôi thấy đây là hình thức giao dịch mang lại nhiều tiện ích, bởi đơn vị sử dụng lao động chỉ cần thực hiện kê khai trên máy tính, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, việc tra cứu thông tin cũng được cập nhật dễ dàng hơn. Đơn vị sử dụng lao động và người lao động chỉ cần truy cập vào cổng thông tin điện tử là có thể tra cứu các nội dung cần quan tâm. Tôi thực sự hài lòng với ứng dụng giao dịch điện tử này của BHXH tỉnh Đắk Lắk”.

Như vậy, giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đã góp phần công khai, minh bạch các quy định của cơ quan BHXH về hồ sơ, quy trình thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng lao động tham gia giao dịch, đảm bảo thực hiện quyền lợi của người lao động được đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật; tiết kiệm chi phí và thời gian cho đơn vị sử dụng lao động.

Lợi ích của giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH đã thấy rõ nhưng để có thể triển khai thực hiện thành công, bên cạnh sự nỗ lực của ngành BHXH, rất cần sự vào cuộc, hợp tác của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh./.