Với những đặc tính cơ bản là “sẵn sàng”, “có thể gán”, “ẩn danh”, “nhận diện”, “liên thông”, “ánh xạ”, “duy nhất”, “xác thực”, mã định danh y tế có cấu trúc gồm dãy các ký tự, được chia thành 03 phần: XXXXXXXXXX . xxxxxxxxxx

Trong đó, 10 ký tự đầu của dãy số là số BHXH của cá nhân tham gia BHXH được quy định trong Quyết định số 346/QĐ-BHXH ngày 28/03/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc Ban hành Quy chế quản lý và cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT; ký tự thứ 11 là dấu phân cách giữa hai dãy số thể hiện là dấu “.”, dùng để xử lý các công nghệ không có định hướng; dãy ký tự sau cùng được sử dụng để đảm bảo định danh hợp lệ. Những ký tự này được sinh ra theo một thuật toán cố định dựa trên những thông tin cơ bản như số BHXH, họ và tên, năm sinh, giới tính, nơi sinh; các ký tự từ thứ mười một đến cuối sẽ được làm mờ đi và chỉ được dùng để kiểm tra tính hợp lệ trên hệ thống cấp mã định danh y tế.

Xác lập mã định danh y tế

Trên cơ sở mã số BHXH và thông tin hành chính của người dân, Hệ thống Mã định danh y tế của Bộ Y tế sẽ tự động xác lập ID của người dân.

Cấp và sử dụng mã định danh y tế

Mỗi cơ sở y tế được cấp một tài khoản và mật khẩu dùng để truy xuất dữ liệu trên hệ thống mã định danh y tế quốc gia.

Các cơ sở y tế trên toàn quốc kết nối với hệ thống mã định danh y tế quốc gia để được cấp tự động ID của người bệnh.

Trường hợp cơ sở y tế không kết nối với hệ thống mã định danh y tế quốc gia, cán bộ y tế truy cập vào trang thông tin của hệ thống mã định danh y tế quốc gia để tra cứu ID của người dân.

Các cơ sở y tế sử dụng ID được cấp trong việc tạo lập, liên kết các hồ sơ y tế trên các hệ thống thông tin y tế.

Trong quá trình sử dụng và quản lý mã định danh y tế, các cơ sở y tế có trách nhiệm tuân thủ quy định về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của cả hệ thống mã định danh y tế quốc gia và ID của từng người bệnh.

Quản lý mã định danh y tế

Mã định danh y tế được lưu trữ, quản lý tại hệ thống mã định danh y tế quốc gia đặt tại trung tâm dữ liệu y tế thuộc Cục Công nghệ thông tin – Bộ Y tế.

Các cơ sở y tế có trách nhiệm quản lý ID được cấp.

Hệ thống mã định danh y tế quốc gia định kỳ đồng bộ dữ liệu với cơ sở dữ liệu hộ gia đình tham gia BHXH của BHXH Việt Nam.